7 de abril 2008

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Robo de Identidad - Certificación de Cumplimiento e Implementación de la Ley Núm. 207 de 27 de Septiembre de 2006 Vence el 30 de abril de 2008

El Gobierno del Estado Libre Asociado de P.R., ha aprobado varias leyes para evitar el robo de identidad.

Entre las leyes aprobadas está la Ley 207 de 27 del septiembre de 2006 que prohíbe a todo patrono de empresa privada y corporaciones públicas a utilizar el número de Seguro Social de los empleados como medio de identificación. Esta ley prohíbe específicamente el uso del número de seguro social de un empleado en las tarjetas de identificación o en cualquier documento de circulación general o rutinaria, salvo ciertas excepciones. También establece que no se podrá incluir el número de seguro social en directorios de personal ni cualquier listado similar que se haga disponible a personas que no tengan necesidad o autoridad de acceso a ese dato.

El número de Seguro Social no podrá estar a la vista casual del público y se deberá mantener como dato confidencial para uso interno de referencia, tomando medidas de seguridad de información en todo momento. Sin embargo, un empleado podrá renunciar voluntariamente y por escrito a esas restricciones, pero no podrá imponérsele dicha renuncia como condición de empleo. La Ley también provee para la imposición de multas entre $500 a $5,000 por caso y por violación. El Reglamento fue aprobado en octubre por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos y dispone que el número de seguro social será solicitado, solamente, cuando sea mandatorio recopilarlo por alguna entidad gubernamental y dicho número no será divulgado por el patrono excepto (1) cuando es permitido por ley, (2) cuando el empleado otorga un permiso y (3) cuando la entidad externa actúa como contratista o agente del patrono y tiene medidas de seguridad adecuadas para prevenir la divulgación. Cuando un documento que contenga el número de seguro social de un empleado tenga que ser hecho público para un fin que no requiera ese dato, el mismo será editado para que sea total o parcialmente ilegible sin que ello considere una alteración al documento.

El Reglamento dispone que las multas por violaciones a la Ley serán:

Además, todo patrono deberá certificar al Departamento del Trabajo y Recursos Humanos la implementación de las disposiciones de la Ley mediante la radicación de la Certificación de Cumplimiento e Implantación (Forma NNT-220) que incluimos con éste aviso. Según información del Departamento, los patronos deberán radicar la Certificación en o antes del 30 de abril de 2008. Favor de acceder la pagina de Internet del Departamento del Trabajo para más información: http:// www.dtrh.gobierno.pr/

April 7, 2008

Certification of Compliance and Implementation of Act 207 of September 27, 2006 Due date April 30, 2008

The Government of the Commonwealth of Puerto Rico has approved various laws to prevent the identity theft. Among the laws approved is Act 207 of September 27, 2006, which prohibits private employers and public corporations to use the Social Security number of employees as means of identification. With certain exceptions this Act specifically prohibits the use of the Social Security number of an employee in identity cards or in any document of general or routine circulation. In addition, the law establishes that the Social Security number cannot be used in personnel directories or in any other similar list made available to person who has no need or authority to access this data. The Social Security number may not be displayed for the casual look of the public and must be maintained as confidential information for internal use only, taking the necessary security measures at all times. However, an employee may voluntarily withdraw such restrictions, but it may not be imposed such, as a condition of employment. The Act also provides for fines from $500 to $5,000 per case of violation. The Regulation approved by the Department of Labor and Human Resources provides that the Social Security number may be requested only when it is mandatory by a government entity and that will not be disclosed by the employer except (1) when it is allowed by law, (2) when the employee gives permission and (3) when the external entity acts as a contractor or agent of the employer and have adequate security measures to prevent the disclosure. When a document containing the Social Security number of an employee is published, but not requiring this number, it must be edited so that the number be totally or partially illegible.

The Regulation provides the following fines for violations to the law:

In addition, every employer must certify to the Department of Labor and Human Resources the implementation of the law by filing the “Certificación de Cumplimiento e Implantación” (Form NNT-220) enclosed. According to information from the Department, the employers must file the Certification on or before April 30, 2008. For more information, please access the webpage of the Department of Labor and Human Resources, http://www.dtrh.gobierno.pr/